Maeglink B.V. (hierna te noemen: “Maeglink” of “wij”), kantoorhoudende aan de Randstad 22-9 te (1316 BN) Almere, onderdeel van DDF People, hecht veel waarde aan jouw privacy.

Inleiding

De wettelijke bepalingen, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG), worden door Maeglink in acht genomen bij de verwerking van persoonsgegevens. Maeglink houdt zich bezig met legal mediation en aanverwante diensten. Om uitvoering te kunnen geven aan onze dienstverlening verzamelen wij persoonsgegevens van u. In dit beleid leggen wij u uit wat persoonsgegevens zijn, waarom, wanneer en welke gegevens wij verwerken en hoe lang deze gegevens worden bewaard. Dit beleid geldt voor alle gebruikers, klanten, (potentiële) cliënten, opdrachtgevers en bezoekers van de website (www.maeglink.nl) en diensten van Maeglink.

Wat zijn persoonsgegevens?

De AVG geeft aan dat een persoonsgegeven alle informatie is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Denk hierbij aan iemands naam, adres, woonplaats, telefoonnummer of postcode met huisnummer. Ook camerabeelden en/of geluidsopnamen zijn persoonsgegevens. Daarnaast zijn er ook nog bijzondere persoonsgegevens, zoals iemands ras, godsdienst of medische gegevens. Dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden.

Waarom en wanneer verzamelt Maeglink persoonsgegevens?

Om de door Maeglink aangeboden en uit te voeren diensten naar behoren te kunnen verrichten, worden bepaalde persoonsgegevens door ons verwerkt.

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens in of bij het:

1. Mediationdossier

Indien u een opdracht aan Maeglink verstrekt, verwerkt (de mediator van) Maeglink de daarbij door u en de andere partij(en) verstrekte persoonsgegevens. Dit zijn in ieder geval uw:

1. voor- en achternaam
2. adresgegevens
3. contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer.

Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Toelichting:

Wij gebruiken de verstrekte persoonsgegevens in het kader van de mediationopdracht, waarvoor een mediationovereenkomst is gesloten. Zonder verwerking van de gegevens kunnen wij de opdracht niet uitvoeren. De uitvoering van de overeenkomst gebeurt op basis van vrijwilligheid. Dit betekent bovendien dat u uw toestemming geeft voor het verwerken van uw gegevens door het verstrekken van de opdracht aan ons en de uitvoering ervan.

2. Facturatie

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die wij hebben verricht. Dit betreft in ieder geval uw:

1. voor- en achternaam
2. contactgegevens

Toelichting:

De gegevens die u hebt verstrekt, gebruiken wij voor de facturatie van onze werkzaamheden. Deze verwerking vloeit voort uit de mediationovereenkomst die is gesloten.

3. Contact

Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of telefonisch, verwerken wij de gegevens die u aan ons verstrekt. Dit betreft in ieder geval:

1. voor- en achternaam
2. e-mailadres
3. telefoonnummer (indien u dit aan ons verstrekt)
4. mogelijke persoonsgegevens die voortvloeien uit uw bericht.

Toelichting:

Wij vragen om bovengenoemde gegevens, zodat wij weten wie er contact met ons heeft opgenomen en met wie contact opnemen. Daarbij verwerken wij de mogelijk andere persoonsgegevens die u aan ons meestuurt. Door het invullen van het contactformulier, het versturen van een e-mail dan wel het voeren van een telefoongesprek geeft u toestemming aan ons om deze gegevens te verwerken.

4. Masterclasses/opleiding

Op het moment dat u zich inschrijft voor een door ons verzorgde masterclasses c.q. opleiding, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

1. geslacht
2. voorletters, voor- en achternaam
3. e-mailadres
4. functie

Toelichting:

Om u als deelnemer van een masterclass of opleiding op een correcte en persoonlijke manier te kunnen aanschrijven, vragen wij u deze gegevens. Eveneens wordt gevraagd om bedrijfsgegevens. Het adres en e-mailadres kunnen persoonsgegevens zijn, die wij verwerken vanwege correcte adressering van de factuur en het digitaal kunnen versturen ervan. 

5. Bedrijfsvoering en sollicitatie

Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering worden door ons verwerkt. Ook worden de noodzakelijke persoonsgegevens door ons verwerkt als je bij ons solliciteert. Dit betreft:

1. voor- en achternaam
2. adresgegevens
3. contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer
4. optioneel: curriculum vitae (inclusief de daarop vermelde persoonsgegevens)

Toelichting:

Bij aanvang zijn niet meer dan de bovengenoemde persoonsgegevens nodig om jou te kunnen uitnodigen voor een sollicitatiegesprek. Door te solliciteren bij ons, hebben wij – met het oog op de mogelijk te sluiten overeenkomst – deze gegevens nodig. Wij adviseren je dan ook om uitdrukkelijk bovengenoemde gegevens aan ons te verstrekken.

6. Websitebezoek en nieuwsbrief

Tijdens het bezoek van onze website worden er (analytische) cookies geplaatst. Meer hierover leest u in onze cookieverklaring.

Via onze website kunt u zich aanmelden voor onze nieuwsbrief. In dat geval verwerken wij slechts uw naam en e-mailadres. Door u aan te melden voor onze nieuwsbrief geeft u ons toestemming om deze persoonsgegevens te verwerken.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens zorgvuldig en niet langer dan volgens de wettelijke bewaartermijnen mag, dan wel, bij het ontbreken van wettelijke bewaartermijnen, niet langer dan noodzakelijk.

• Het mediationdossier en de daarin opgenomen persoonsgegeven bewaren wij, conform het model privacystatement van de MfN, in beginsel gedurende twintig jaar, vanwege de maximale verjaringstermijn. In uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld als de verjaringstermijn wordt gestuit, bewaren wij het mediationdossier langer.
• Onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, bewaren wij gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
• (Overige) Contactgegevens bewaren wij gedurende twee jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze gegevens te (laten) verwijderen.

Met wie en welke gegevens delen wij?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die Maeglink verstuurt of ontvangt, en worden daarmee verwerkt door onze ICT-provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan Maeglink heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mediator de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft Maeglink een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediationtraject, een klacht tegen Maeglink indient, die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Welke gegevens van zakelijke relaties verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen, instellingen en overheden, waarmee wij zaken doen met als hoofddoel het onderhouden of opbouwen van een zakelijke relatie en het sluiten c.q. onderhouden van een (mediation)overeenkomst. De persoonsgegevens die verwerkt worden, blijven beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn, zoals (voor)naam, contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) en functie(s). Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden, waarvoor deze gegevens zijn verzameld, waarbij de geldende wet- en regelgeving in acht wordt genomen.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hebben ons ingespannen de meest passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om de aanwezige persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, diefstal, verlies, misbruik dan wel ongeoorloofde toegang door derden. Tevens verplichten wij onze ICT-provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen. De gegevens worden niet buiten de EU gebracht. Slechts de medewerkers die uw gegevens echt nodig hebben in de uitoefening van hun werk mogen jouw gegevens inzien en gebruiken voor zover nodig. De medewerkers hebben allemaal een geheimhoudingsplicht. Indien gegevens zijn verstrekt aan (een) derde(n) dan hebben zij een verwerkersovereenkomst getekend, waarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen, mogen verwerken en hoe ze ermee om moeten gaan.

U heeft de volgende rechten

1. Recht op informatie en inzage

Indien je wilt weten welke gegevens we van jou hebben, vraag dan gerust een overzicht bij ons op. Je mag ons ook vragen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben aan te passen, te wissen of over te dragen aan iemand anders.

2. Recht op wijzigen en verwijdering

Je hebt het recht persoonsgegevens te laten wijzigen of verwijderen als de gegevens niet (langer) juist zijn. Dit kan ook wanneer de verwerking niet langer gerechtvaardigd is. Hier kunnen wel wettelijke uitzonderingen op zijn, waardoor wij mogelijk niet aan elk verzoek tegemoet kunnen komen.

3. Recht op beperking

In sommige gevallen kun je ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen. Dit kan als je een wijziging hebt ingediend of als jouw gegevens eigenlijk gewist moeten worden, maar je dit niet wilt of wanneer wij jouw gegevens niet langer nodig hebben, maar jij wel, bijvoorbeeld voor de voorbereiding op een rechtszaak.

4. Recht op bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van jouw persoonsgegevens. Je kunt dit doen bij alle verwerkingen waarbij/waarvoor je geen toestemming hebt gegeven, wij al zorg verlenen voordat hierover afspraken zijn gemaakt, wij niet voldoen aan de wet dan wel er geen sprake is van een levensbedreigende situatie.

Bezwaar tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens beoordelen we per geval. Wij verwerken uw gegevens alleen als wij er een gerechtvaardigd belang bij hebben of als u ons toestemming hebt gegeven. Als dat er niet is, stoppen we direct met het verwerken van uw gegevens.

5. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je hebt het recht de gegevens die wij van jou hebben gekregen zelf op te vragen. Wij sturen je deze gegevens dan (in een gangbaar bestandsformaat). Dit geldt alleen voor digitale persoonsgegevens waarvoor je toestemming hebt gegeven. Of wanneer wij een overeenkomst met je hebben.

Bijbehorende procedure voor uitoefening van rechten

Als u gebruik wilt maken van een van uw rechten dan is dat gratis. Behalve bij misbruik. Wij beoordelen of er sprake is van misbruik. Gebruik maken van uw rechten kan door een e-mail te sturen naar: privacy@maeglink.nl.

• Antwoord: wij beantwoorden uw mail binnen een maand. Mocht dit niet lukken dan laten wij u dat binnen die maand weten. Dit ligt aan de complexiteit en/of het aantal verzoeken. In het uiterste geval kan het drie maanden duren.
• Identificatie: wij kunnen altijd om bewijs van uw identiteit vragen. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan een verkeerde partij verstrekken. Of onterechte wijzigingen aanbrengen in uw persoonsgegevens. Het gaat het snelst als u langskomt en uw identiteitsbewijs kan laten zien. Als u jonger bent dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijk vertegenwoordiger.
• Individuele afweging bij elk verzoek: er kunnen omstandigheden zijn dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. Mocht dat zo zijn, dan zullen we u dit helder omschreven laten weten. Als u het er niet mee eens bent, kunt u het altijd voorleggen aan de rechter.

Datalek

Ondanks de genomen en de blijvend te nemen maatregelen, kan het voorkomen dat anderen onrechtmatig aan uw persoonsgegevens komen voor oneigenlijke doeleinden. In deze situatie is er sprake van een datalek. Wij verzoeken u dringend om hiervan melding te maken via privacy@maeglink.nl, zodat wij direct actie kunnen ondernemen. Bij een melding worden zo min mogelijk persoonsgegevens van u gevraagd. De gegevens die wij verwerken, verwerken wij om de melding te verifiëren, te onderzoeken en eventueel de uitkomst aan u te vermelden.

Aanvullende informatie of vragen

Voor alle aanvullende informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u terecht op de website van de Autoriteit persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Hebt u vragen? Neemt u dan contact op met ons via: privacy@maeglink.nl. 

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie is te vinden op onze website: www.maeglink.nl 

Versie september 2022