Steeds meer mensen werken tegenwoordig zowel op kantoor als thuis, ook wel hybride werken genoemd. Inmiddels lijkt volgens het ministerie van sociale zaken en werkgelegenheid voor veel mensen de voorkeur uit te gaan naar een 50-50% verdeling van op kantoor en thuiswerken. Deze verschuiving naar hybride werken brengt veel voordelen met zich mee, zoals flexibiliteit, betere werk-privébalans en minder reistijd. Tegelijkertijd merken wij binnen de mediationpraktijk dat hybride werken ook nieuwe vormen van conflicten met zich meebrengt. Werkgevers en werknemers komen steeds vaker bij ons aan tafel vanwege spanningen die ontstaan door de nieuwe manier van samenwerken. Deze conflicten hebben vaak te maken met gemis aan persoonlijk contact, hoofdzakelijk schriftelijke of online communicatie, digitale controle en het ervaren van een gebrek aan verbinding, erkenning en ‘gezien worden’.
Een belangrijk aspect dat naar voren komt, is de toegenomen eenzaamheid bij werknemers die veel thuiswerken. Werknemers die dag in dag uit vanuit hun bed of thuisbureau achter de computer plaatsnemen, missen de informele momenten die op kantoor vanzelf ontstaan, zoals een praatje bij het koffieapparaat of een snelle vraag aan een collega. Deze gemiste verbinding kan leiden tot gevoelens van isolatie, verminderde motivatie en uiteindelijk zelfs tot conflicten binnen teams of tussen werknemer en leidinggevende.
Daarnaast vraagt hybride werken om een andere manier van denken binnen organisaties. Het vereist een omslag van een aanwezigheidscultuur, waarbij aanwezigheid op kantoor belangrijker wordt geacht dan resultaten, naar een cultuur die meer outputgericht werkt. Deze omslag is voor veel organisaties nog een uitdaging, maar essentieel om de voordelen van hybride werken te benutten én conflicten te voorkomen. In dit artikel geven wij praktische handvatten om beter om te gaan met de nieuwe bronnen van conflict die hybride werken met zich meebrengt.
Hoe voorkom je conflicten door hybride werken?
Om te voorkomen dat hybride werken leidt tot conflicten, is het van belang om een aantal randvoorwaarden in te richten binnen de organisatie:
1. Meer en beter thuiswerkbeleid
Een helder en volledig thuiswerkbeleid biedt duidelijkheid voor zowel werkgever als werknemer. Het voorkomt misverstanden over verwachtingen en regels en zorgt voor een gemeenschappelijke basis waar iedereen zich aan kan houden.
2. Overleg over de invulling van thuiswerken
Het is belangrijk dat werkgever en werknemer samen bespreken hoe het thuiswerkbeleid in de praktijk wordt ingevuld. Dit geeft werknemers het gevoel dat hun mening telt en zorgt voor wederzijds begrip.
3. Vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid
Nu werkgevers werknemers minder fysiek zien, groeit de neiging om meer controle uit te oefenen. Hoewel bepaalde vormen van controle soms noodzakelijk zijn, is het belangrijk dat werkgevers niet overkomen als wantrouwig. Wantrouwen is een belangrijke oorzaak van conflicten. Vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid zijn cruciaal voor een gezonde hybride werkcultuur.
4. Zelforganisatie in overleg
Hybride werken vraagt om minder hiërarchische aansturing en meer ruimte voor medewerkers om zelf hun werk te organiseren. Werkenden willen autonomie hebben over hoe, waar en wanneer ze hun werk doen. Het bieden van deze keuze vergroot het vertrouwen en de motivatie.
5. Persoonlijke begeleiding, teambegeleiding en coaching
Door structurele begeleiding te bieden, creëert een organisatie psychologische veiligheid. Dit draagt bij aan een open cultuur waarin werknemers zich gehoord voelen en eerder problemen of spanningen bespreken voordat deze escaleren.
6. Aandacht voor werknemerstevredenheid
Regelmatige aandacht voor de tevredenheid van werknemers kan conflicten voorkomen. Door proactief te luisteren naar signalen en behoeften, kan een werkgever problemen vroegtijdig herkennen en aanpakken.
7. Onboarding op afstand
Nieuwe medewerkers op afstand onboarden kan lastiger zijn. Het vraagt extra aandacht om hen kennis te laten maken met collega’s, de bedrijfscultuur en de manier van werken. Goede onboarding voorkomt dat nieuwe werknemers zich geïsoleerd voelen en beter integreren in het team.
8. Leiding geven op afstand
Leidinggeven op afstand vergt andere vaardigheden dan traditioneel leidinggeven. Training hierin helpt leidinggevenden om effectiever te communiceren, vertrouwen te bouwen en conflicten te voorkomen.
9. Opvolgen van productiviteit en resultaten
Het monitoren van resultaten is belangrijk om inzicht te krijgen in de prestaties en om tijdig bij te sturen als er knelpunten ontstaan.
Mediation, trainingen en masterclasses bij Maeglink
Bij Maeglink zien we dagelijks hoe conflicten op de werkvloer ontstaan, zeker in een hybride werkomgeving. Daarom bieden wij gespecialiseerde ondersteuning op het gebied van arbeidsmediation, teammediation en training.
- Arbeidsmediation
Onze mediators begeleiden werkgevers en werknemers bij het oplossen van conflicten op de werkvloer. Hierbij gaat het om misverstanden, spanningen of langdurige arbeidsconflicten. Wij creëren een veilige omgeving waarin beide partijen hun verhaal kunnen doen en gezamenlijk tot een oplossing komen. - Teammediation
Wanneer conflicten binnen teams ontstaan, kan dit de samenwerking en productiviteit ernstig beïnvloeden. Met teammediation herstellen wij het vertrouwen, verbeteren we de communicatie en versterken we de onderlinge samenwerking. - Trainingen en masterclasses
Wij bieden maatwerktrajecten voor organisaties, gericht op het voorkomen en effectief oplossen van arbeidsconflicten. Denk aan masterclasses arbeidsmediation voor HR-professionals en leidinggevenden, incompany trainingen gericht op communicatie en conflictmanagement.
Met deze diensten helpt Maeglink organisaties om de uitdagingen van hybride werken proactief aan te pakken en conflicten te voorkomen voordat ze escaleren.
Wat als er toch een conflict ontstaat?
Door bovengenoemde randvoorwaarden te volgen, kunnen veel conflicten in een hybride werkomgeving worden voorkomen of vroegtijdig worden ontdekt. Toch is het onmogelijk om elk conflict volledig te vermijden. Het is belangrijk om te beseffen dat conflicten ook waardevol kunnen zijn: ze geven signalen over wat er beter kan binnen een organisatie.
Hybride werken brengt immers ook veel voordelen met zich mee, zoals minder reistijd, lagere kantoor- en huisvestingskosten, en een positieve bijdrage aan maatschappelijke doelen zoals het verminderen van CO₂-uitstoot en verkeersdrukte. Door bewust aandacht te besteden aan de genoemde randvoorwaarden, kunnen deze positieve effecten versterkt worden en de negatieve effecten, zoals eenzaamheid en miscommunicatie, worden beperkt.
Mocht u hierbij hulp nodig hebben of wilt u meer weten over het verband tussen hybride werken en conflicten, dan kunt u contact opnemen of ons direct telefonisch bereiken op 088 – 0665020.