Verzuim is een onderwerp waar organisaties helaas vroeg of laat mee te maken krijgen. Als leidinggevende of HR-professional is het belangrijk om op een constructieve manier met medewerkers in gesprek te gaan over hun afwezigheid. Een effectief verzuimgesprek kan niet alleen helpen bij het verminderen van verzuim, maar ook bij het bevorderen van een gezonde werkrelatie en het welzijn van de medewerker. In deze blog leggen we uit hoe je zo’n gesprek stat voor stap effectief voert.
1. Bereid het verzuimgesprek goed voor
Een goed verzuimgesprek begint bij een grondige voorbereiding. Zorg dat je:
- De verzuimgegevens van de medewerker bij de hand hebt, inclusief frequentie, duur en mogelijke patronen.
- Duidelijk hebt wat het doel van het gesprek is: informatie verzamelen, steun bieden, terugkeer naar werk bevorderen, of afspraken maken over toekomstig verzuim.
- Een rustige en privéomgeving kiest waarin de medewerker zich veilig voelt om open te spreken.
Tip: schrijf enkele kernpunten op die je wilt bespreken. Dit helpt om het gesprek gestructureerd en zakelijk te houden.
2. Begin het verzuimgesprek empathisch
Een verzuimgesprek kan gevoelig liggen. Begin daarom met een open, empathische toon:
- Vraag hoe het met de medewerker gaat, zowel privé als op het werk.
- Luister actief en onderbreek niet.
- Toon begrip, maar blijf professioneel en objectief.
Door een positieve toon te zetten, vergroot je de kans dat de medewerker open en eerlijk antwoordt.
3. Focus op feiten en gedragingen
Vermijd vage of beschuldigende uitspraken zoals “Je bent vaak afwezig” en baseer het gesprek op feiten:
- Hoeveel dagen afwezigheid waren er precies?
- Zijn er patronen zichtbaar, zoals veel ziekte op maandagen of na vakanties?
- Wat is het effect van het verzuim op het team en de organisatie?
Door feiten te bespreken, houd je het gesprek zakelijk en constructief.
4. Zoek naar oorzaken
Verzuim is zelden zonder reden. Probeer inzicht te krijgen in de achterliggende oorzaak:
- Is het werkstress, een arbeidsconflict, privéproblemen of gezondheidsklachten?
- Zijn er werkgerelateerde factoren die het verzuim beïnvloeden?
- Welke ondersteuning kan de organisatie bieden?
Door te begrijpen waarom iemand verzuimt, kun je samen kijken naar oplossingen en preventieve maatregelen.
5. Stel samen een actieplan op
Een effectief verzuimgesprek richt zich niet alleen op het verleden, maar vooral op de toekomst. Denk aan:
- Afspraken over terugkeer naar werk of werkhervatting in fases.
- Mogelijkheden voor aanpassingen in taken of werkuren.
- Hulpmiddelen of ondersteuning, zoals coaching, fysiotherapie of tijdelijke herindeling van werkzaamheden.
Leg alle afspraken schriftelijk vast en plan een vervolggesprek om de voortgang te evalueren.
6. Eindig positief en ondersteunend
Sluit het gesprek af met een positieve en constructieve toon:
- Bedank de medewerker voor zijn/haar openheid.
- Benadruk dat je samen wilt werken aan een oplossing.
- Geef vertrouwen dat jullie samen verzuim kunnen voorkomen of beperken.
Conclusie
Een effectief verzuimgesprek is empathisch, feitelijk en oplossingsgericht. Door goed voorbereid te zijn, actief te luisteren en samen met de medewerker te werken aan een concreet actieplan, vergroot je de kans op een duurzame terugkeer en een gezonde werkrelatie. Vergeet niet: het doel is niet alleen verzuimreductie, maar ook het welzijn en de motivatie van de medewerker.
Wat doet Maeglink
Bij Maeglink richten we ons niet alleen op arbeidsmediation bij oplopende spanningen op de werkvloer, maar zetten we ook sterk in op preventie: voorkomen is immers beter dan genezen. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is het terugdringen van verzuim en het bevorderen van een gezonde werkcultuur.
Daarom bieden wij een e-learning aan voor leidinggevenden en HR-medewerkers, waarin zij leren signalen van stress en verzuim vroegtijdig te herkennen, verzuimgesprekken effectief te voeren en constructief te communiceren met medewerkers. Daarnaast verzorgen wij trainingen en masterclasses waarin praktische vaardigheden centraal staan, zoals het omgaan met conflictsituaties, het versterken van teamdynamiek en het ontwikkelen van preventieve strategieën tegen verzuim en werkstress.
Voor meer informatie over Arbeidsmediation, onze e-learning, trainingen en masterclasses kunt u contact met ons opnemen.