Als HR-medewerker speel je een cruciale rol bij het bewaken van een strak tijdpad bij ziekte. Tijdens dit proces kan het voorkomen dat de bedrijfsarts mediation adviseert. Ook kan het zijn dat jij als HR-medewerker zelf een mediator inschakelt, bijvoorbeeld bij een conflict op de werkvloer. Het kan echter lastig zijn om tijdens mediation je rol goed te bepalen. Vaak ervaar je een spagaat tussen werkgever en werknemer. Daarnaast is het een uitdaging om neutraal te blijven. In deze blog geven we daarom praktische tips voor HR-medewerkers om mediation effectief te begeleiden.
De spagaat van de HR-medewerker
Wanneer je als HR-medewerker te maken krijgt met mediation, is je positie niet altijd eenvoudig. Je bevindt je vaak in een spagaat. Aan de ene kant heb je het gevoel dat je er bent voor de werkgever, aangezien het bedrijf jou betaalt. Aan de andere kant wil je er ook zijn voor de werknemer, omdat jouw dagelijkse werkzaamheden veel met werknemers te maken hebben.
Bij mediation wordt deze spanning vaak expliciet: waar ga jij zitten aan de mediationtafel? Ga je naast de werkgever, naast de werknemer of precies in het midden? Deze keuze symboliseert jouw rol in het proces. Het is belangrijk om je bewust te zijn van deze spagaat, zodat je met een heldere mindset het mediationproces ingaat.
Het belang van neutraal blijven
Een van de grootste uitdagingen voor HR-medewerkers tijdens mediation is neutraliteit. Voorafgaand aan mediation heeft er vaak al een reeks gebeurtenissen plaatsgevonden. Je hebt waarschijnlijk al gesprekken gehad met leidinggevenden, klachten ontvangen of signalen gehoord over een werknemer die te laat komt, deadlines mist of ondermaats presteert. Hierdoor ken je al één kant van het verhaal. Dat maakt het lastig om volledig onbevooroordeeld in een mediationproces te stappen.
Daarnaast speelt het feit dat jij als HR-medewerker vaak degene bent die, mocht mediation falen, de juridische stappen moet begeleiden. Dat kan onbewust invloed hebben op jouw houding voorafgaand aan mediation. Het is belangrijk dat je dit erkent om de risico’s van partijdigheid te minimaliseren.
Ook de perceptie van de werknemer speelt mee. Werknemers kunnen het gevoel hebben dat jij niet neutraal bent, zeker als jij eerder betrokken bent geweest bij gesprekken of beslissingen rond het conflict. Vertrouwen is essentieel bij mediation, en elk signaal van partijdigheid kan dit vertrouwen ondermijnen.
Tips
Om mediation succesvol te laten verlopen, is het belangrijk dat HR-medewerkers zich bewust zijn van hun rol en positie binnen de organisatie. Hieronder enkele tips:
1. Wees bewust van je positie
Je hebt waarschijnlijk vaker contact met leidinggevenden dan met individuele medewerkers. Hierdoor hoor je meestal één kant van het verhaal. Wees je hiervan bewust en probeer actief ook andere perspectieven te verkennen.
2. Voer vertrouwelijke individuele gesprekken
Het kan waardevol zijn om een apart, vertrouwelijk gesprek te voeren met de werknemer die bij het conflict is betrokken. Dit geeft je inzicht in de kant van het verhaal die je misschien nog niet hebt gehoord. Zorg ervoor dat je transparant bent: overleg met de werknemer of je de leidinggevende informeert over het gesprek, en maak duidelijk dat inhoud vertrouwelijk blijft.
3. Houd je neutrale positie
Tijdens mediation is het belangrijk om een neutrale houding aan te nemen. Dit betekent niet alleen letterlijk neutraal zitten, maar ook neutraal communiceren. Vermijd taalgebruik dat kan worden geïnterpreteerd als partijdig.
4. Wees bereid om een professional in te schakelen
Wanneer je merkt dat je zelf de situatie niet kunt oplossen of dat het vertrouwen ontbreekt, stop dan. Tijdig een mediator of specialist inschakelen kan escalatie voorkomen en helpt jou om je neutrale positie te behouden. Een professional heeft ervaring om objectief te bemiddelen en zorgt ervoor dat mediation effectief verloopt.
Teammediation en arbeidsmediation bij Maeglink
Bij Maeglink begrijpen we dat conflicten op de werkvloer niet altijd eenvoudig op te lossen zijn. Daarom bieden wij gespecialiseerde teammediation en arbeidsmediation.
- Teammediation: gericht op het verbeteren van samenwerking binnen teams, het herstellen van vertrouwen en het voorkomen van herhaling van conflicten.
- Arbeidsmediation: speciaal voor conflicten tussen werkgever en werknemer, bijvoorbeeld over werkdruk, communicatie, werkafspraken of ziekteverzuim.
Onze mediators zijn getraind in het begeleiden van complexe situaties en helpen organisaties om tot duurzame oplossingen te komen. Mediation is niet alleen een manier om conflicten op te lossen, maar ook om werkrelaties te versterken en toekomstige problemen te voorkomen.
Trainingen, masterclasses en e-learning
Naast mediation biedt Maeglink ook trainingen en masterclasses voor HR-medewerkers en leidinggevenden. Deze sessies zijn gericht op het versterken van mediationvaardigheden, communicatie en conflictoplossing.
Daarnaast hebben we een uitgebreide e-learning ontwikkeld. Deze e-learning helpt HR-professionals om mediationvaardigheden te leren op een flexibele manier, afgestemd op hun eigen tempo. Het is ideaal voor organisaties die mediation willen integreren in hun HR-strategie.
Onze trainingen en masterclasses zijn interactief en praktisch, zodat HR-medewerkers de geleerde technieken direct in hun dagelijkse werk kunnen toepassen. Dit draagt bij aan een professionele, neutrale aanpak van mediation binnen jouw organisatie.
Waarom Maeglink?
Maeglink is specialist in mediation en conflictmanagement. Wij begrijpen dat HR-medewerkers vaak in een uitdagende positie zitten. Daarom bieden wij ondersteuning die verder gaat dan alleen mediation. Onze expertise omvat ook advies, training en e-learning, zodat jij als HR-professional goed voorbereid bent.
Of het nu gaat om teammediation, arbeidsmediation of het ontwikkelen van mediationvaardigheden binnen jouw organisatie, Maeglink staat voor je klaar.
Conclusie
Mediation is een krachtig instrument om conflicten op de werkvloer op te lossen, maar voor HR-medewerkers kan het een uitdaging zijn om hun rol goed te vervullen. Het vraagt bewustzijn, vaardigheid en het vermogen om neutraal te blijven. Door jezelf goed voor te bereiden, beide kanten van het verhaal te horen, tijdig hulp in te schakelen en mediationvaardigheden te ontwikkelen via training of e-learning, vergroot je de kans op een succesvol resultaat.
Bij Maeglink ondersteunen wij bij mediation en conflictmanagement. Of het nu gaat om individuele begeleiding, teammediation, arbeidsmediation, trainingen of e-learning. Een professional van Maeglink kan je inschakelen via de contactpagina of telefonisch op 088 – 0665020.